Das Wichtigste aus dem Steuerrecht
Informationen zur Kassenführung
Stand Dezember 2015
Allgemeines
1. Grundsätzliches
2. Verpflichtung zur Kassenführung
3. Leitlinien bzw. Richtlinien für die Kasse im Betrieb
4. Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und der Kassenführung
5. Hinweise zur „richtigen“ Kassenführung
6. Aufzeichnung kundenbezogener Daten
7. Kassenbuch
8. Hinweise zur Registrierkasse
9. Tagesbericht
10. Einsatz von sog. Kassenprüfern bei der steuerlichen Außenprüfung
Weitere Informationen
Die Kassenführung ist einer der großen Schwerpunkte im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung.
Auch aus diesem Anlass wollen wir Sie über die Voraussetzungen einer ordnungsgemäßen Kassenführung informieren.
Betriebe mit umfangreichen Bargeldbewegungen sind in starkem Maße schätzungsanfällig. Es besteht eine Tendenz in der Finanzverwaltung, bei Betrieben mit hohem Bargeldverkehr Angaben über Umsätze und Gewinne anzuzweifeln. Fehlende oder unvollständige Aufzeichnungen stärken die Zweifel an der Richtigkeit.
Vor allem wenn der Prüfer die Ordnungsmäßigkeit der Kasse in Zweifel ziehen kann – vor allem aufgrund formeller Fehler – besteht für ihn häufig die Möglichkeit die gesamte Buchführung zu verwerfen und bereitet ihm den Weg für Zuschätzungen.
Um dies zu vermeiden, ist es auch erforderlich, die formellen Anforderungen an die Kassenführung zu erfüllen. Diese Anforderungen ergeben sich sowohl aus dem Handelsrecht als auch aus dem Steuerrecht.
Grundsätzlich gilt:
Die Aufzeichnungen müssen
vorgenommen werden.
Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen täglich festgehalten werden. So § 146 Abs. 1 Abgabenordnung.
Ferner dürfen die Aufzeichnungen im Nachhinein nicht mehr derart verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr erkennbar ist (Radierverbot). Veränderungen sind dann nicht zulässig, wenn später nicht mehr festgestellt werden kann, wann diese Aufzeichnungen vorgenommen wurden.
Keine Pflicht zur Einzelaufzeichnung von Bareinnahmen für bestimmte Branchen:
Für bestimmte Branchen hat der Bundesfinanzhof (BFH) die Pflicht zur Einzelaufzeichnung von Einnahmen als unzumutbar angesehen und verneint. Dies gilt u.a. für den Einzelhandel mit Lebensmitteln, Tabakwaren, Schreibwaren, Kurzwaren, Kleinstbetriebe, Kleinpreisgeschäfte, Selbstbedienungsläden, Supermärkte, besondere Teilbereiche von Betrieben wie Passagengeschäfte und Ramschtische, Verkaufswagen, Automatengeschäfte, Handwerker mit Verkaufsgeschäften und den Warenverkauf bei besonderen Anlässen wie Stoßgeschäft und Schlussverkauf, für Marktstände und Stehbierhallen sowie auch für Gaststätten, Restaurant- und Imbissbetriebe.2. Verpflichtung zur Kassenführung
a) Buchführungspflichtige
Eine Verpflichtung zur Kassenführung kann sich aus verschiedenen Gesetzen ergeben. Ausgangspunkt ist grundsätzlich die Buchführungspflicht. Diese ergibt sich aus § 238 Handelsgesetzbuch (HGB) oder aus § 141 Abgabenordnung (AO). Wer buchführungspflichtig ist, der ist regelmäßig auch zur Kassenbuchführung verpflichtet.
b) Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung
Bei einem sog. Einnahmen-Überschuss-Rechner gibt es keine gesetzliche Verpflichtung zur Führung eines Kassenbuches.
Wichtig:
Werden bei dieser Gruppe freiwillig Kassenbücher geführt, dann gelten für diese Kassenbücher dieselben Anforderungen wie bei bilanzierenden Betrieben.
Viele Einnahmen-Überschussrechner führen keine Kassenbücher. Von der Verpflichtung, die Einnahmen und Ausgaben vollständig und richtig aufzuzeichnen, sind diese Steuerpflichtigen deswegen aber nicht entbunden.
c) Mindestanforderung bei
Einnahmen-Überschuss-Rechnung
Auch im Rahmen der Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 Einkommensteuergesetz (EStG) ist es erforderlich, die Vollständigkeit der Einnahmen darstellen zu können.
Die Bareinnahmen können beim Einnahmen-Überschuss-Rechner z. B. wie folgt ermittelt werden:
Die sich daraus ergebenden Bareinnahmen sind dann im Rahmen der Einnahmen-Überschuss-Rechnung aufzuzeichnen. Ein Eintrag der Bareinnahmen in ein Kassenbuch ist nicht zwingend, sondern freiwillig.
Werden die Einnahmen über Registrierkassen erfasst, dann gelten die Ausführungen unter dem Punkt Registrierkasse vollständig auch bei dieser Gewinnermittlungsart.
3. Leitlinien bzw. Richtlinien für die Kasse im Betrieb
Die Kassenführung sollte im Unternehmen/Betrieb durch eindeutige Anweisungen (Organisations-, Arbeits- oder Handhabungsanweisung) geregelt sein. Dabei sollten u. a. folgende Punkte bzw. Fragen miteingeschlossen werden:
4. Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und der Kassenführung
Nach ständiger Rechtsprechung erfordert eine ordnungsmäßige Buchführung, dass sämtliche Geschäftsvorfälle nach der zeitlichen Reihenfolge und mit ihrem richtigen und erkennbaren Inhalt festgehalten werden. Die zeitgerechte Verbuchung der Geschäftsvorfälle und eine ordnungsmäßige Kassenführung sind bei Betrieben mit einem hohen Anteil an Bareinnahmen in der Regel entscheidende Grundlagen einer kaufmännischen Buchführung. Mängel auf diesem Gebiet nehmen der Buchführung im Allgemeinen die Ordnungsmäßigkeit.
Formelle Fehler in der Kassenführung können genügen um die Kassenbuchführung zu verwerfen, wenn die Fehler ausreichenden Anlass geben, dass das Kassenbuch auch materielle Fehler beinhaltet.
Beispiele für formelle Fehler
5. Hinweise zur „richtigen“ Kassenführung
6. Aufzeichnung kundenbezogener Daten
Wer kundenbezogene Daten anlässlich eines Geschäftes erhebt (z. B. bei Erteilung eines Reparaturauftrags durch Kunden), muss diese Daten mit dem Geschäftsvorgang zusammen aufbewahren. Es wird dadurch nachvollziehbar zu welchem Kunden die Einnahme gehört.
Es besteht zwar keine Aufzeichnungspflicht bei Bareinnahmen bis 15.000 Euro. Wenn aber die Daten (freiwillig) erhoben werden, dann müssen diese Daten auch aufbewahrt und für den Zugriff bereitgehalten werden. Dies gilt auch für Handelsware, wenn der Steuerpflichtige sich die Kundendaten geben lässt.
Aus diesem Grund sollten die Kundendaten für Werbeaktionen niemals anlässlich eines bestimmten Handelsgeschäftes erhoben werden. Wenn die Kundendaten vom Kunden nach einem Kaufvorgang im Rahmen eines Fragebogens vom Kunden in eine verschlossene Box gegeben werden, dann hat der Steuerpflichtige die Daten nicht im Rahmen eines Verkaufsvorganges erhoben. Er kann diese Daten auch nicht mit einem Verkaufsvorgang in Verbindung bringen.
Problematisch sind somit die sog. Bonusaktionen. Hier werden die Käufe des Kunden gesammelt und nach einem Jahr wird ein Bonus – meistens zur Einlösung bei einem Kauf – gewährt. Diese Kundendaten sind wieder mit einzelnen Geschäften verknüpft und somit aufbewahrungs- und vorlagepflichtig.
a) Grundsätzliches
Eine ordnungsmäßige Kassenführung erfordert, dass die Kasseneingänge und -ausgänge - soweit zumutbar, mit ausreichender Bezeichnung des Geschäftsvorfalls - in einem Kassenbuch derart aufgezeichnet werden, dass es jederzeit möglich ist, den Sollbestand nach dem Kassenbuch mit dem Ist-Bestand der Geschäftskasse auf die Richtigkeit nachzuprüfen (“Kassensturzfähigkeit” der Aufzeichnungen).
Idealerweise sollte, um die jederzeitige Kassensturzfähigkeit zu gewährleisten, stets auch die Bestandsspalte laufend geführt werden.
b) Gesetzliche Grundlagen:
Nach § 146 Abs. 1 S. 2 AO sollen (müssen) die Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festgehalten werden.
Zudem regelt § 239 Abs. 2 HGB, dass die Eintragungen in Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden müssen. Eine Vermischung der unbaren mit den baren Einnahmen verstößt somit gegen das Klarheitsprinzip.
Siehe auch Rz. 55 des BMF-Schreibens vom 14.11.2014, IV A 4 - S 0316/13/10003, BStBl 2014 I S. 1450 zu den GoBD.
c) Privat bezahlte Ausgaben
Vom Unternehmer privat bezahlte Ausgaben, sind nicht im Kassenbuch zu erfassen, sondern als Privateinlage im Rechnungswesen zu verbuchen.
d) EC-Cash
Durch EC-Cash werden unbare Einnahmen generiert. Somit müssen EC-Cash-Umsätze in der Bar-Kasse nicht zwingend erfasst werden. Sollten diese Umsätze erfasst werden, dann sind diese Einnahmen von den Bareinnahmen konsequent zu trennen, so dass sich keine Vermischung mit den Bareinnahmen ergibt.
Entsprechendes gilt für mit EC-Cash geleisteten Ausgaben.
Sollen EC-Cash-Zahlungen (BE und/oder BA) in der Registrierkasse erfasst werden, dann müssen diese BE und BA gesondert von den Bareinnahmen und Barausgaben getrennt werden.
Diese Grundsätze gelten auch, wenn es sich um Zahlungen mit oder durch eine sog. Geldkarte handelt.
e) Aufbau Kassenbuch
Der Aufbau eines Kassenbuches sieht häufig wie folgt aus:
f) EDV-Kassenbücher
EDV-geführte Kassenbücher sind zulässig. Für diese Kassenbücher gelten aber die Anforderungen für Papier-Kassenbücher entsprechend.
Dies bedeutet, dass nachträgliche Veränderungen bei EDV-Kassenbüchern nicht möglich sind oder dass nachträgliche Veränderungen sofort durch das EDV-System dokumentiert werden.
Bei Nutzung von EDV-Kassenbüchern sind die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBD) zu beachten. Nach Möglichkeit sollte der Hersteller hier ein entsprechendes Testat (z. B. eines Wirtschaftsprüfers) vorlegen können.
Selbst erstellte Excel-Tabellen oder Excel-Kassenbücher stellen somit ein Risikopotential dar, da diese Tabellen nicht manipulationssicher sind.
8. Hinweise zur Registrierkasse
a) Allgemeines
Werden die Bareinnahmen mit Hilfe einer Registrierkasse ermittelt, dann sind die Registrierkasse sowie sämtliche Auswertungen hierzu Teil der Buchhaltungsunterlagen und können von Seiten des Finanzamts zur Vorlage und/oder Prüfung angefordert werden.
Mit dem Ausdruck eines sog. Z-Bons am Ende eines Arbeitstages wird der Kassenumsatzspeicher wieder auf 0 zurückgesetzt. Es ist daher für einen Prüfer wichtig, dass ihm sämtliche
Z-Bon-Ausdrucke fortlaufend vorgelegt werden können, da ansonsten die Vollständigkeit der Einnahmen nicht gewährleistet ist.
Darüber hinaus müssen auf dem Z-Bon auch sämtliche Stornierungen des Tages ersichtlich sein. Hier wäre es denkbar, dass durch eine Programmierung in diesen Ausweis auf dem Z-Bon eingegriffen wurde, weshalb sich ein Außenprüfer insbesondere mit dieser Programmiermöglichkeit auseinandersetzen muss.
Beim Ausdruck eines sog. X-Bons wird der Kassenumsatzspeicher nicht auf 0 zurückgesetzt, was die Möglichkeit einer weiteren Bonierung ermöglicht. Ein sog.
X-Bon ersetzt daher nicht den täglichen Z-Bon-Ausdruck.
b) Aufbewahrungspflichtige Unterlagen
Kassenunterlagen bzw. Kassenaufzeichnungen unterliegen der
10-jährigen Aufbewahrungspflicht. Dazu zählen vor allem folgende Unterlagen:
Aufgrund von Änderungen in der Verwaltungsauffassung sind seit 26.11.2010 in allen Fällen die Registrierkassenstreifen vollständig und geordnet aufzubewahren.
c) Tagesendsummenbons
Der sog. Tagesabschlussbon (Z-Bons oder
Z-Abschlag) muss geordnet aufbewahrt werden und zumindest folgende Angaben enthalten:
Ein Manipulieren des Z-Bons, z. B. durch Abtrennen der Datumszeile oder fortlaufenden Nummerierung würde dazu führen, dass die Bons an Beweiskraft verlieren.
d) Aufteilung der Einnahmen nach unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen
Tätigt der Unternehmer Umsätze, bei denen unterschiedliche Umsatzsteuer-Sätze gelten (7 %; 19 %, steuerfreie Umsätze), so ist darauf zu achten, dass die Zuordnung der Umsätze entsprechend vorgenommen werden kann, d. h., der Tagesendsummenbon muss die Umsatzsalden getrennt nach dem jeweiligen Steuersatz ausweisen.
e) Elektronische Registrierkasse Pflicht?
Bis jetzt besteht keine gesetzliche Verpflichtung, dass ab 2017 nur noch digitale oder elektronische Kassen eingesetzt werden können.
Digitale Kassen, die nicht aufrüstbar sind und die nicht den GoBD entsprechen, dürfen ab 1.1.2017 nicht mehr eingesetzt werden. Es besteht aktuell aber keine Verpflichtung, diese Kasse durch eine neue digitale Kasse zu ersetzen.
Es ist aber zu befürchten, dass der Gesetzgeber im Laufe des nächsten Jahres reagiert und für bestimmte Bargeldbranchen eine gesetzliche Verpflichtung zur Führung bestimmter elektronischen Kassen einführt.
Von Seiten der Finanzverwaltung gibt es keine amtlich anerkannten Kassensysteme. Deswegen kann auch von unserer Seite derzeit auch keine Empfehlung eines bestimmten Systems oder eines bestimmten Kassenherstellers ausgesprochen werden.
Wer sich eine neue elektronische Registrierkasse anschaffen möchte, sollte sich vom Kassenhersteller/Lieferanten schriftlich versichern lassen, dass die elektronische Registrierkasse vollständig den neuen GoBD entspricht.
Anstelle einer Registrierkasse ist es auch möglich, die Summe der Tages-Bareinnahmen (“Tageslosung”) durch einen so genannten “Kassenbericht” zu ermitteln. Die Tageseinnahmen werden im Fall des Kassenberichtes nicht dadurch festgehalten, dass jeder einzelne Zahlungsvorgang unmittelbar aufgezeichnet wird, sondern sie werden durch den Abgleich von Kassenanfangs- und Kassenendbestand unter Hinzurechnung der aus der Kasse geleisteten Zahlungen rechnerisch ermittelt. Beim Kassenbericht ist die tägliche Feststellung des Kassenbestands (durch Zählen – Anfertigen eines Zählprotokolls) somit für die Berechnung der Tageslosung und damit für eine ordnungsgemäße Kassenführung unbedingt erforderlich.
Die Tageslosung wird nach dem folgenden Schema ermittelt:
|
Kassenbestand am Ende des Tages (Ermittelt durch Bestandsaufnahme) |
./. |
Kassenendbestand am Vortag (Ermittelt durch Bestandsaufnahme) |
+ |
Geschäftliche Barausgaben |
+ |
Bareinzahlung aus der Kasse in die Bank |
./. |
Bareinzahlung aus der Bank in die Kasse |
+ |
Privatentnahmen |
./. |
Privateinlagen |
= |
Tageseinnahmen (Tageslosung) |
Damit wird klar, dass in einem Kassenbericht alle betrieblichen Ausgaben, private Einlagen und Entnahmen sowie der Kassenanfangs und -endbestand vollständig aufgezeichnet werden müssen. Jede durch einen Prüfer festgestellte, nicht erfasste Ausgabe erhöht unmittelbar und zwangsläufig auch die Tageslosung.
10. Einsatz von sog. Kassenprüfern bei der steuerlichen Außenprüfung
Die Finanzverwaltung setzt zwischenzeitlich immer wieder sog. Kassenprüfer bei der Außenprüfung ein. Deren Aufgabe besteht darin, die im Betrieb vorhandene(n) Registrierkassen auszulesen und auszuwerten.
Die als „Kassenprüfer“ bezeichneten Beamten sind keine sog. Fachprüfer, sondern reguläre Betriebsprüfer. Nehmen diese an einer Prüfung teil, so haben sie für diese Zwecke eine erweiterte Prüfungsanordnung vorzunehmen, aus der hervorgeht, dass sie als zusätzliche Betriebsprüfer beigezogen wurden.
Die vorstehenden Ausführungen und Beiträge sind nach bestem Wissen und Kenntnisstand verfasst worden. Es handelt sich nicht um abschließende Informationen und ersetzt keine Beratung. Eine Haftung für den Inhalt dieses Informationsbriefs kann daher nicht übernommen werden.
Gerne beraten wir Sie zu diesen und anderen Themen.
Bitte vereinbaren Sie bei Interesse einen Besprechungstermin.
Wir analysieren individuell Ihre persönliche Situation, zeigen Ihnen Vor- und Nachteile auf und geben Ihnen Gestaltungsempfehlungen.
Alle Angaben nach bestem Wissen, jedoch ohne Gewähr. Eventuelle Änderungen, die nach Ausarbeitung dieses Informationsschreibens erfolgen, können erst in der nächsten Ausgabe berücksichtigt werden!
Heinicke, von Wiczlinski & Kollegen
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